Bylaws 組織會章

Bylaws 組織會章

一、 名稱:

中文:南加州中國大專院校聯合校友會(簡稱:大專聯合校友會)

英文:Joint Chinese University Alumni Association of Southern California (JCUAA)

二、 會址:本會暫以會長指定之地址為會址,然理事會有權決定永久會址或更改會址。 (2000年6月18日修正)

三、 宗旨:本會為一非營利之社團法人,其宗旨如下:

1. 促進校友會間之聯繫與切磋。

2. 廣集校友之專才以謀求校友之福利。

3. 輔導及協助校友及校友子弟求學及就業。

4. 集合華人力量以爭取及維護華人之權益及褔祉。

5. 促進華人與當地社團間之關係、交流與理解o

四、 入會資格:凡中國大專院校在南加州之校友會贊同本會宗旨者,皆得申請參加。新校友會入會之申請必須由二名理事推薦、並經理事會過半數之理事出席,出席理事三分之二或以上贊成通過之。(1986年修正) (2009年5月24日修正)

五、 組織:由理事組成理事會。理事會產生會長、副會長、秘書及財務執行會務。理事會設有 提名委員會、會章委員會、程序委員會、權益委員會,並視會務之需要得設其他委員會。(1998年1月25日增訂)

六、 理事會(Board of Directors):理事會為本會之最高權力及決策機構,理事會由全體理事組成 並設有理

事長一名。理事長職權為召開理事會及協助會長推動會務,並主導以發揮其監督與決策之功能。(1991年1月13日修正)

理事會(Board of Directors):理事會為本會之最高權力及決策機構,理事會由全體理事組成 並設有理事長一名。理事長職權為召開理事會及協助會長推動會務,並主導以發揮理事會監督與決策之功能。(1996年12月7日修正)

理事長因故無法主持理事會時,由卸任理事長代理。(2007年6月10日增訂)

1. 職權:

(1) 通過及修改本會會章與程序。(2012年6月17日修正)

(2) 決定本會一切重大事項。

(3) 監督本會一切財務及行政。

(4) 選舉及罷免理事長、會長、副會長、提名委員會委員、會章委員會召集人、程序委員會召集人、權益委員會召集人、財務稽核。(2001年11月11日修正)

(5) 召開定期或臨時會議及決定會費。

(6) 通過新校友會入會及理事席位增額。(2012年6月17日修正)

2. 定期會議 (Regular Meeting):

每年於年初、年中及年末召開三次,會議時間與地點由秘書以書面通知各理事。年初理事會並應於每年一月份內召開。

3. 臨時會議 (Special Meeting):

經由(1)理事長、(2)會長或(3)四分之一理事共同聯署,得召開臨時會議。會議通知應於一週前以書面通知。如有重大緊急事故,會議得由發起人於四十八小時以前以電話通知。

4.法定人數 (Quorum):

除會章另有規定外,任何提案須由理事會過半數出席,岀席理事過半數贊成通過之。

5. 選舉:

A . 理事長 (Chairperson of The Board):

(1)資格:被提名時須為本屆理事。

(2) 提名方式:提名委員會應提名一至二名候選人。其他理事亦得於年初理事會時,由兩名理事連署提名及兩名理事附議之方式提名一至二候選人。

(3) 表決: 應有三分之二或以上之理事出席,出席理事過半數贊成者當選。第一次投票無候選人得票過半數時,以得票最高及次高之候選人舉行第二次投票,以得票高者當選。

(2005年11月20日修正)

(4) 選舉時間:每年年初理事會時。

(5) 任期:一年,不得連任。

B.會長 (President) :

(1) 資格:被提名時須為本屆理事。

(2) 提名方式:提名委員會應提名一至二名候選人。其他理事亦得於年中理事會時由兩名理事連署提名及兩名理事附議之方式提出候選人。

(3) 表決:應有三分之二或以上理事出席,出席理事過半數贊成者當選。 第一次投票無候選人得票過半數時,以得票最高及次高之候選人舉行第二次投票,以得票高者當選。(2005

年11月20日修正)

(4) 選舉時間:每年年中理事會時選出下屆會長。

(5) 任期:一年,不得連任。

C. 副會長 (Vice President) :

(1) 資格:被提名時須為本屆理事。

(2) 提名方式:提名委員會應提名二至四名候選人c 其他理事亦得於年末理事會時,由兩名理事連署提名及兩名理事附議之方式提名一至四名候選人。

(3) 表決:應有三分之二或以上之理事出席,以得票最高之候選人為第一副會長,次高者為第二副會長。

(4) 選舉時間:每年年末理事會時,選出下屆副會長。(1996年12月7日修正)

(5) 任期:一年。

D. 提名委員會委員(Nomination Committee) :(2001年6月10日增訂)

(1) 資格:被提名時須為本屆理事。

(2) 提名方式:由一名理事提名及兩名理事附議之方式提名七至十二名候選人。各校最多可有 一名理事參選,然各校名額不受當然委員之限制。(2009年5月24日增訂)

(3) 表決:應有三分之二或以上之理事出席投票,由得票最高七位當選。

(4) 選舉時間:每年年初理事會時。

(5) 任期:一年。

E. 會章委員會召集人 (Bylaws Committee Coordinator)、程序委員會召集人 (Procedures Committee

Coordinator)、權益委員會召集人 (Issues and Actions Committee Coordinator) 及財務稽核 (Financial Auditor) : (2001年6月10日增訂)

(1) 資格:被提名時須為本會理事

(2) 提名方式:由一名理事提名及兩名理事附議之方式,每位職務提名一至三名候選人。

(3) 表決:應有三分之二或以上之理事出席投票、由得票最高一位當選。

(4) 選舉時間:每年年初理事會時。

(5) 任期:一年。

F. 其他: (2001年6月10日增訂)

(1) 候選人必須在被提名前同意為候選人。

(2) 選舉本會理事長及主要負責人須以無記名書面投票為之。選票無理事長簽字者無效。

(3) 建議競選之候選人,不宜對外私自辦理記者招待會。

6. 罷免: (1996年12月7日增定) (2011年11月6日修正)

理事長、會長、副會長及其他由理事會選出之人員,理事會有權罷免之。罷免之議案得由理事提出, 經四分之一理事連署,提交三分之二或以上之理事 出席之理事會或臨時理事會,經出席理事三分之二 或以上贊成通過。被罷免之人員於議案通過之日起停止職權。

7. 秘書及財務產生方式: (2011年11月6日修正)

A. 秘書 (Secretary)

(1) 資格:不限理事,但須為校友。

(2) 提名方式:由會長當選人依會務推動需要,向理事會提名秘書一至數名,並徵求同意。

(3) 同意:由理事會過半數之理事出席,出席理事過半數贊成同意之。

(4) 提名時間:每年年初理事會時。

(5) 任期:一年。

B. 財務(Treasurer)

(2) 提名方式:由會長當選人,向理事會提名財務一名,並徵求同意。

(1).(3).(4).(5) 同秘書。

七、 理事(Directors) :

1. 資格 (1) 前任理事長,會長,及副會長為本會當然理事一年,不佔該校理事名額。每年一月一日在職之各校友會會長應為本會理事,但各校友會有權推舉會長以外之人選為本會理事。(1993年1月10日修正)

(2) 本會理事限由各校友會校友擔任。每年一月一日由各校友會會長向理事會書面提出該校理事名單。理事於交繳會費後,方得行使職權。(2000年6月18日修正) (2001年6月10日增訂)

2. 職權:代表各校友會行使理事會之職權。並應參與工作小組或委員會之運作。

3. 名額:理事名額依照各入會之校友會登記之校友名額而定,每校友會之基本理事名額為兩名。各校友會登記人數每超過二百人得增加理事一名,以不超過六名為限。(1993年1月10日修正)

4. 任期:凡每年一月一日為理事者,任期皆為一年。若有校友會於中途更換理事時,其遞補理事任期於該年十二月三十一日中止。經校友會推舉連任之理事得連任。

5. 出缺:理事因成為當然理事而出缺時,需由該理事所屬校友會會長以書面於理事會議六天前之午夜以前將遞補之新理事資料通知理事長。(2011年11月6日修正) (2012年11月4日修正)

6. 替換:各校友會因改選、増額或其他原因而必須變更理事時,需由該校友會會長以書面於理事會議天前之午夜以前將替換之新理事資料通知理事長。(2011年11月6日修正) (2012年11月4日修正)

7. 代理:理事因故無法參加理事會時,得請代表出席;

(A) 代理理事需為該校校友。

(B) 該校校友會會長需認証代理人之校友身份。

(C) 理事需於理事會議開會時間48小時以前以書面通知理事長代理理事名單。

(D) 原理事如要取消代理,需於理事會議開會時間24小時以前以書面通知理事長。

(2012年11月4日修正)

8. 投票:出席理事及代表每人僅有一投票權。理事會選舉當日,新加入理事及增額理事沒有投票權。 (2012年11月4日修正)

9. 當然理事:卸任及現任理事長、會長及副會長為本會當然理事一年,不佔該校理事名額。當然理事因故無法出席理事會時,不得代理之。(2000年6月18日增訂) (2011年11月6

日修正) (2012年11月4日修正)

八、 委員會( Committee):

1. 提名委員會 (Nominating Committee) :

提名委員會由十三名理事組成,其中六位當然委員為卸任理事長、會長、現任理事長、會長及二位副會長,其餘七位委員於年初理事會中互選之。年中理事會會長選舉後,會長當選人取代卸任會

長為委員。若會長當選人是提名委員之一,則卸任會長留任,任期與其他委員相同。提名委員會之職責為提名理事長、會長及副會長之候選人。(2006年11月19日修正)

2. 會章委員會( Bylaws Committee) :

會章委員會之職責為研討會章及提出修正案。所有理事皆為會章委員會成員。會章委員會設召集人一名,於年初理事會選出。(1996年6月20日增訂)

3. 程序委員會( Procedures Committee) :

程序委員會之職責為研討作業程序及提出修正案。所有理事皆為程序委員會成員。程序委員會設召集人一名,於年初理事會選出。(1996年6月20日增訂)

4. 權益委員會(Issues and Actions Committee) :

權益委員會之職責為研討全體華人權益之問題做成決議由會長執行之。所有理事皆為權益委員會成員。權益委員會設召集人一名,於年初理事會選出。(2000年11月12日增訂)

5. 財務稽核 (Financial Auditor) :

財務稽核於年初理事會選出,其職責為稽核財務細目,向理事會提出稽核結果報告。(2001年6月10日增訂)

6.其他委員會 :

視會務需要經由理事會通過組成之。(1999年6月20日增訂)

九、主要負責人(Officers):

1. 會長:本會設會長一人,會長對外代表本會,對內執行會務並向理事會負責。除理事會外, 會長主持本會所有會議。理事會中如討論日常會務,會務部份應由會長主持。會長代表本會簽署所有支出。會長之單項財務支出超過五百元時,須經理事長之同意。會長得依會務之需要成立各種工作小組,並得視實際需要設新聞、褔利、公共關係、出版與發行、專技與輔導等小組。(2001年6月10日修正)

2.第一副會長:協助會長處理工作小組的一般業務。會長因故缺席時代表會長處理會務。

3.第二副會長:協助會長處理工作小組的一般業務。

4. 秘書:本會設秘書一至數人,秘書之職責如下:

(1) 保有本會所有會議記錄。

(2) 協助會長及理事長擬寫所有會務文件。

(3) 得經本會會長或理事長的同意,協助編撰本會對外發佈之新聞大綱。

(4) 協助會長或理事長對所有會議之籌劃、準備、聯絡及寄發會議通知。

(5) 吸收新會員,整理編集會員錄,建立並保存重要文件及財務資料。(2010年11月7日增刪)

5. 財務:本會設財務一人,財務下得設助理財務 (Assistant Treasurer) ,財務之職責如下:

(1) 負責收集會費及捐款。

(2) 為本會所有資金的監管人。

(3) 負責每年的財務計劃及例行理事會時財務報告。

(4) 與會長或秘書共同簽具本會之支票。

(5) 向會長提供財務現狀及未來狀況之預測。

十、 法律責任:本會理事或其他服務人員因執行本會會務而引起法律訴訟時,本會應予精神與 財力之支援。

十一、會章之修改:(此增條例加入會章為第十一條,原第十一,其他,改為第十二條) (1991年1月13日增訂)

1. 本會章之修改得以十分之一以上理事連署,須經至少有五分之一以上理事出席之二次會章委員會討論通過後,經出席理事三分之二或以上贊成通過,再提交有二分之一以上理事出席之理事會,由三分之二以上出席理事同意而修改之D

2. 會章修改時,以「修正案」方式進行,修正案應附訂於會章。

十二、其他:(此條例為原會章之第十一條) (1991年1月13日修正)

1. 本會己卸任之理事長及會長,其參與任何社團之活動,不代表本會立場。

2. 本會現任之理事長及會長應尊重理事會之決議,代表本會參與各社團之活動。

3. 本會之會計、選舉及其他一切活動皆以「日曆年度」 (Calendar Year) 為準,各入會之校友會宜儘量配合,以利本會會務之推進。

3. 會章無法涵蓋細節,會長推進會務時應參照「作業程序」 (Operating Procedures),並不時 改進以利各新任會長作業效率,然程序與本會章抵觸時無效。

5. 本會之會費應在每年年初理事會時決定之。各該校友會所應負擔之會費與其在本會之理事名額成正比。

南加州中國大專院校聯合校友會程序【2012年11月4日修正 】

一、目的:

促使本會行政事務操作順利並提高工作效率,

促使新理事瞭解本會行政事務操作之程序,

累積本會歷年操作之經驗作為未來作業之參考與準則,

維護本會會章之精神。

二、權限:

本程序中任何內容如與會章有所抵觸時,以會章為準。

三、理事會作業程序:

A.會議程序:

I. 理事會:

a會議通知:

理事長協調會長決定會議時間、地點及議程後,在會議之前三至四週,由秘書以書面通知各理事。會議通知應附上次會議記錄、議程及書面提案。並提醒理事攜帶會章,應附寄會章一份給新理事,並提醒務必事先研讀。如有選舉,會議通知應於一月前連同候選人名單一併寄出。秘書負責印發會議通知等文件。

b.會議時間:(參照會章)

理事長與會長於決定會議日期時,應先協調本會其他主要負責人,及避免與各校活動撞期,一般而言,週日為理想日期。

c .議程:(參考附件)

由理事長協調會長作初步決定。議程須於理事會中經多數理事通過方為正式議程。議程應列有「臨時動議」一項,並逐項分配時間,以增會議效率。重要及簡單之討論與表決事項宜排在議程之前半部。議程內容以理事會業務為主,同時會長報告會務,包括財務報告,但不討論會務細節。

d.會前之準備工作:

1.秘書: (a)整理理事名單,寄發會議通知,上次會議記錄,及本次會議議程及書面提案。

(b)租會議場地(需準備屏風及黑板)。

(c)準備會場佈置用具,例如:路標、會旗、文具……等。準備開會用器具,例如:各校名牌、議事槌、計時錶……等。記錄用紙或錄音機、印章、印台、選票、票箱……等。

2.理事:應細讀並攜帶會章、議程、上次會議記錄及書面提案,準時出席。如有提案提出,應於會前與理事長聯繫,可列入議程。如有臨時動議,宜略作準備以最簡捷方式提出,如遇選舉,應於會前設法暸解候選人之經歷、服務態度及能力、政見等,以便投下神聖的一票。

3.理事長:(a)在可能情形下,宜在理事會舉行前與新理事連絡,並介紹理事會,使其事先對本會章程、組織、精神、宗旨及運作有所了解。

(b)熟悉會議規則及議程,對發言時間及會場可能發生之狀況早作安排,提早半小時入會場。

4會長:準備報告會務之進行概況以及將舉辦的活動及正在進行的活動為主。(會長決定:各活動由自己報告或各活動召集人報告)

5.各委員會及各活動召集人:應擬定內容簡單扼要的報告,包括:活動籌劃或進行概況,今後之進度,預測困難及財務收支情形。各委員會有提案應於會前交與理事長,列入議程以便表決。(2011年11月6日修正)

6.委員會討論通過之會章及程序修訂提案,須由提案人及反對者同時提出三百字以內書面簡要說明,於理事會召開前兩週前提交理事長,列入會議議案通知書中。(2002年6月9日增訂)

e.會議之進行:

1.理事長在出席理事到達法定人數時,應依議程準時宣佈會議開始。

2..理事長會議開始時,首先介紹並歡迎新理事或理事代表。

3.理事長請大會通過議程,並解釋如何控制發言時問及會場秩序。(例如舉手發言,內容簡要。)

4.大會通過會議記錄。(2011年11月6日修正)

5.如非必要,不宜邀請新聞記者參加。

6.會章及程序修訂案在理事會會議付諸表決前,得由原提案人代表及反對者代表,在會議中於兩分鐘內作立場說明。(2002年6月9日增訂)

II.委員會:

a.除提名委員會,由理事長主持外,理事會所屬各委員會,其會議之召開,由委員會之召集人,協調理事長後決定。

b.各理事應踴躍參加各委員會。

c.各委員會之提案應在委員會開會時討論,以節省時間,作成結論,再提交理事會表決,在理事會上不再進行討論,以節省時間,如未能通過,再送回委員會研討。

B.提名委員會作業程序:

1.提名作業須在選舉前一個月進行。

2.開會之前兩週,理事長應書面通知各理事,有意競選者應與理事長或提名委員會聯絡。

3.會議通知由理事長於會議前兩週以書面照會所有提名委員。

4.每位提名委員應於提名委員正式會議前將自己要提名的候選人或被委託提名的候選人提交理事長。理事長不得將提名或被提名人的名單向外泄漏。(2009年11月8日修正)

5.由理事長任主席,公佈由提名委員提交之被提名理事名單。理事長依此名單徵求意見及提名。(2009年11月8日修正)

6.以無記名投票方式,依會章之規定,提出候選人名單。

7.候選人得票的多寡及未當選之候選人名單,不向其他理事、大會、及新聞界宣佈。

8.理事長將提名結果通知被提名之理事,並徵得其同意,若被提名之理事不同意,由次高票者,順次遞補。提名委員盡可能於提名會議前,先徵求被提名者之同意。

9.理事長將結果通知各理事,宣佈時以姓名筆劃多少排名。

C.選舉:

1.候選人除係由提名委員會提出,理事長應再徵求現場提名。

2.理事長宣佈選舉辦法,候選人作限時(約三分鐘)之自我介紹,並發表其抱負與理想。

3.選票及投票箱須於會前準備妥善,秘書根據有合法投票權之出席人數,請理事長簽妥同數之選票(未繳會費者喪失投票權,當然理事除外),然後依理事名單,唱名領票,進入屏風圈選,及投入票箱,選票須有理事長簽名者,方屬合法有效。

4.主席宣佈清點投票人數結果以後,尚未報到或已報到未入場者,喪失投票權。 (2011年11月6日修正)

5.選舉辦法:

a.理事之投票資格依會章規定。

b.理事必須準時出席,因故不克出席投票時,必須在會議前將正式之書面授權者,交理事長審核,被授權者必須為授權者同校之校友。(1999年6月20日修正)

c.已有投票權之理事,不得再代替他人投票(一人一票)。

d.選舉會長與理事長時、每位投票者各圈選一位,選舉副會長時,每位投票者最多可圈選兩名。 (2006年11月19日修正)

e.投票者不記名。

f.其它參閱會章。

D.表揚及頒獎:

對於傑出熱心之理事、校友宜適時給予表揚,頒贈紀念牌,以激勵更多理事參與服務,對於協助本會會務之熱心社團或社會人士,亦應贈與感謝狀。(2001年5月10日修正)

1.應表揚人士:a.會長、理事長、各委員會及各活動召集人, 以及提名委員。b傑出熱心理事及校友。c.熱心協助大會會務之社團社會人士。(2011年11月6日修正)

2.於年會時頒贈紀念牌或感謝狀與應表揚人士。

3.表揚之名單,原則上應經理事會通過,因時間關係無法於理事會提出,則須由會長、理事長磋商共同決定之。

4.由理事長頒贈紀念牌與各委員會召集人及對會務有功之理事,校友或對外社團、社會人士。

5.理事會贈記念牌與會長,理事會代表贈紀念牌與理事長,理事會代表由理事會選出。(2001年5月10日修正)

E.聯合校友會新會員申請入會程序: (2004年1月18日增列)

1.凡中國大專院校在南加州之校友會贊同本會宗旨者,皆得申請參加。

2.申請入會之校友會必須有正式的組織,包括會章,以民主程序選舉產生之幹部。

3.申請入會之校友會將下列文件一併送交本會理事長審核。

入會申請表、會章、幹部及會員名冊,包括中英文姓名和電話(附地址更佳)。

4.理事長於收到入會申請文件後,須在六週內完成初步的資料審查及將審查結果列入下次會章委員會議議程討論,並由理事長邀請該校友會負責人列席,介紹該會組織。

5.申請入會之議題,須經至少有五分之一理事出席的兩次會章委員會議討論後,經出席理 事三分之二或以上贊成通過後,送交下次理事會表決。

6.新會員入會之申請必須由理事會過半數之理事出席,出席理事三分之二或以上贊成通過。

F.理事席位增額實施辦法 (2006年6月11日增列)

1.依會章七.3:名額,制定理事席位增額實施辦法。

2.各校友會基本理事名額兩名。爾後校友登計人數每超過二百人時(以居住在南加州者為限:北至Bakersfield南至San Diego’ Zip Code CA.90000-93599) ,得向理事會申請增加理事席位一名。各校友會理事席位總數,以不超過六名為限。

3.申請理事席位增額時,該校友會長應交付下列文件給理事長

(A)理事席位增額申請書。(B)校友登記名冊,並戴名:校友之中、英姓名,系級,地址及聯絡電話。

4.理事長於收到理事席位增額申請文件後,請儘量在兩週內完成初步審查,並將審查結果列入下次會章委員會議議程討論表決。

四、會務作業程序:

A.會長上任前之準備工作:

1.當選後即應開始物色秘書、新聞秘書及財務等人選,儘可能在年終理事會提出,以便開始 籌劃明年會務及年初理事會有關事宜。

2.主持企劃委員會作業,以籌劃下年度會務活動。所需經費,須由應屆會長同意報銷。 (1994年12月4日修正)

3.積極參與本年度活動,觀察其優點與缺點,以供明年會務參考,並與本屆會長研討心得並 交換經驗。

4.多聯繫各校友會會長及熱心理事,以作次年活動召集人人選之參考。(2011年11月6日修正)

B.決定活動項目及召集人:

1.考慮活動項目時應顧及本會宗旨、活動之受歡迎程度及一貫性、活動所需人力、物力與經費,先作預算。

2.擬定次年活動項目,於次年年初理事會提出計劃及預算請理事會同意通過。

3.對各活動召集人選需早作選擇並徵得同意,於年初理事會提出,召集人之選擇須考慮各校參與之普遍性,召集人本身經驗、能力因素,避免草率。

C.活動之推動:

1.會長應將各活動之財務預算、目標、宗旨及應注意事項事先向各組召集人宣佈。(注意事 項包括:控制開支,發佈新聞,發揚本會宗旨……等,各活動開支須事先徵求會長同意,活動新聞經由新聞秘書統一發出)。

2.各活動中重要事項應以合約行之,必要時得請教律師。

3儘量利用媒介,各校定期通訊,並在其他社團及本會理事廣作宣傳。

4.對內以團結和諧為重,對外以信譽形象為重。

5.做好溝通工作,以求快速地將訊息在組織網中傳播。

6.確實掌握各活動之收支狀況,務必開源節流,以強化本會之財務能力。

7.各活動結束後,作「成效測驗」或開檢討會,以供以後活動之參考。

8.各項活動之資料,例如:海報、報名表、籌備會開會記錄、活動程序表、參加人員通訊名單、照片、幻燈片、錄影帶、「成效測驗」、召集人報告等作成檔案,由召集人交回會長,轉交下屆會長參考。

9.各項活動完成時,負責人立即收回本會財務,以免遺失。

D. 年會:

1.年會為一年之會務總結宜於年底舉行,由會長主持,向來賓介紹本會宗旨及歷史,和報告一年之活動及成就,會中並由理事長主持新舊會長交接儀式。(新任會長由明年一月一日任職)

2.年會參與人士:理事、校友、各社團負責人及社員,過去曾參與本會活動之人士或對本會有貢獻之人士及各界來賓。

3.年會儀式及過程宜力求精簡有效,並確實做好時間控制。

4.對表現傑出或對本會有特殊貢獻之人士或社團應當眾加以表揚。(參照頒獎辦法)

5.新會長應於年會前後物色並預訂次年之年會會場,以使次年年會會場問題及早解決。

E.財務:

1. 年初理事會時,前任會長應報告去年財務總結,現任會長應提出活動之財務預算,並經理事會通過。

2. 會長對本會之財務狀況,負有全責‘務須審慎理財,健全本會財力。

3. 每次理事會,均須有財務報告。

4. 會長對整年之財務報告及「財產掌管明細單」應於次年第一次理事會向理事分發清單以供查閱。

5. 償還代付費用之方式:

a.費用之收據,由經手人首先審核加簽,並說明其用途。

b.若在一百元以下可逕交財務支出,﹒若在一百元以上須逕呈會長認可。

c.財務在收到收據之後,在二至三星期之內,應將費用歸還經辦人。

6. 財務審核:

由財務稽核審查財務記錄,將審查結果向理事會報告。(2011年11月6日修正)

7. 財務移交:

由會長將財務記錄 (Financial Statements) 及資料 (Check Books, Bank Statements, Canceled Checks. Ledgers,Journals,and Receipts) 經審核後於一月一日移交新任會長及財務。新任會長及財務在移交記錄下簽字認可,註明日期,由理事長會同財務稽核監交。帳目如有問題,或財務記錄未完成,應由卸任會長及財務負責解決,最遲在一月三十一日必須完成移交手續。 (1994年12月4日修正) (2011年11月6日修正)

8. 財務應於每年四月十五日以前將前一年之財務資料彙集交予會計師報稅。(1994年12月4日修正)

9. 借用本會資產辦法:

a.其目的為促使本會的資產達到物盡其用,同時達成聯合校友會幫助各校友會辦活動的宗旨。

b.每年年初發表本會的資產表,列出本會資產的細節。

c.本會資產借用時,須酌收押金,如有損壞,必須賠償。

d.本會資產得借與各校友會辦活動使用,不收租金,但不得私人借用。

e.如有其他社團借用,由會長權宜處理。

10. 會費之規定:(1996年10月7日修正)

a.每年年初理事會時各理事須繳該年度會費。

b會費係於年初理事會時決定。

c.會章中規定之八名當然理事:卸任及現任理事長、會長及兩名副會長,免繳會費。

五、程序之修改:本程序之修改得以二位理事連署經程序委員會同意再提交有二分之一以上出席

之理事會,二分之一以上出席理事同意而修改之。

六、其他 :

1.會長應協調各校友會活動日期,並不時公佈,以免撞期。

2.年刊為一難度甚高之活動,一般而言每二~四年出版一期 (視廣告來源而定)。

3.理事長與會長透過秘書及財務協調將所有會議記錄,歷年來累積之檔案資料、帳戶、活動記 錄及檢討結果以及實物資產等整理完善,以便新任理事長與會長易於接棒。

4.本會對新聞界發佈消息或表達意見有關會務需經會長同意,有關理事會方面需經理事長同 意,重要事項需會長和理事長的同意,再由新聞秘書執行。

5.書面:凡會章及程序所提“書面”,得以面交、郵 寄、電郵或傳真為之。(2012年6月17 日

増訂)

七、附件:

理事會議程樣式供參考用:

1.年初理事會會議議程(1994年12月4日修正))

a.介紹新理事及代理理事

b.通過會議議程

c.通過上次會議記錄

d.各委員會召集人報告及表決提案

e.主席(理事長)報告提名委員會會議結果

f.理事長候選人政見發表及選舉

g.選舉本年度提名委員會委員

h.前任會長報告去年財務總結

i.會長提出本年度活動之計劃及預算並逐項討論表決

j.討論本年度會費

k.選舉本年度各委員會召集人

l.提案表決

m.臨時表決

n.新舊任理事長交接

o.散會 (2011年11月6日修正)

2.年中理事會會議議程:

a.介紹新理事及代理理事

b.通過會議議程

c.通過上次會議記錄

d.各委員會召集人報告及表決提案

e.主席(理事長)報告提名委員會會議結果

f.會長候選人政見發表及選舉

g.會務報告:會長、秘書、財務及各活動召集人

h. 臨時動議

i. 散會 (2011年11月6日修正)

3.年末理事會會議議程:

a.介紹新理事及代理理事

b.通過會議議程

c.通過上次會議記錄

d.各委員會召集人報告及表決提案

e.主席(理事長)報告提名委員會會議結果

f. 副會長候選人政見發表及選舉

g.會務報告:會長、秘書、財務及各活動召集人

h. 臨時動議

i. 散會 (2011年11月6日修正)

權益委員會的目標與原則

1. 聯合校友會成立之目標在於聯誼、服務及爭取華人權益。

2. 權益委員會的著重點在於爭取華人在美的整體權力和福利。

3. 權益委員會要主動的積極的去發現影響華人的事務和新聞、及時的反應聯合校友會的立場、採取具體的行動。

4. 權益委員會要慎重的做出決定、不宜輕易支援個人及獨立的案件。

5. 謹慎明智的行動、可發揮校友會的向心力、凝聚團結的力量、提高聯合校友會形象、並達到權益委員會的目標和原則。

則。